Les documents étaient classés en 948 dossiers, dont la numérotation ne suivait pas un ordre chronologique ni géographique ce qui a engendré un grand nombre de doublons, des documents concernant le même traité (originaux, copies ou imprimés) portant deux ou trois cotes différentes. Nous avons...
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Les documents étaient classés en 948 dossiers, dont la numérotation ne suivait pas un ordre chronologique ni géographique ce qui a engendré un grand nombre de doublons, des documents concernant le même traité (originaux, copies ou imprimés) portant deux ou trois cotes différentes. Nous avons rassemblé toutes les pièces qui concernaient un même traité et, par conséquent, supprimé plusieurs dizaines de dossiers. A l’inverse, certains dossiers contenaient plusieurs traités touchant des pays très différents (Côte française des Somalis et Congo, par exemple) et ont été divisés en sous-dossiers. Lors de l'établissement de l'inventaire numérique par J. Maurin, une cinquantaine de cotes étaient déjà vacantes.Les dossiers n° 549 et 574 comportaient un grand nombre de traités n’ayant pas tous de liens entre eux et ont été subdivisés en dossiers individuels, avec une numérotation de 949 à 987, qui n’existait pas dans l’ancien inventaire.Les 289 traités passés par la Belgique au Congo étaient répartis en 22 dossiers cotés n° 626 à 647, mais étaient numérotés en continu indépendamment de ces cotes (ex. : 626/19 puis 627/20). Nous avons conservé ces 289 numéros dans les listes détaillant le contenu de chaque dossier, mais nous ne les avons pas intégrés dans les cotes afin de ne pas compliquer celles-ci. Nous avons pris le parti de regrouper les documents sous un classement géographique correspondant aux colonies telles qu’elles sont identifiées à partir des années 1880, même si de nombreux documents sont antérieurs, afin de faciliter le rapprochement avec les pays actuels, Sénégal, Soudan français (Mali) et Guinée, par exemple. Nous n’avons pas conservé les appellations Haut-Fleuve, Sénégambie ou Rivières du Sud, données par Maurin pour les documents correspondant chronologiquement à ces colonies. Mais ce parti nous a conduits à ne pas séparer la Haute-Volta et le Ghana, ni la Guinée espagnole du Gabon, car les ethnies concernées s’étendaient sur les deux territoires. De même, nous avons traité dans la même rubrique les colonies issues de l'ancien Congo Français : le Congo, l'Oubangui-Chari et le Tchad. Certains villages du Togo faisaient partie du Dahomey au XIXe siècle mais nous avons privilégié leur appartenance actuelle. Mais il a été parfois difficile de différencier des localités du Gabon et du Congo français, d'autant que ces pays ont formé une seule colonie par moment, ou de savoir dans quelle colonie était situé un territoire mentionné sous le nom d’une ethnie présente du Cameroun au Gabon. L'ensemble des documents concernant chacune des colonies peut toutefois être sélectionné au moyen de l'interrogation par nom de lieu.Les traités et les décrets de ratification qui concernent deux ou plusieurs pays bien identifiés ont été placés dans une rubrique à part.A l’intérieur de ce classement géographique, les dossiers sont présentés dans l’ordre chronologique. Le nombre des cartons ayant été modifié, seuls les numéros des dossiers ont été indiqués dans les cotes.
